Cómo controlar las caducidades en una tienda, paso a paso
Siete pasos para que no se escape ni una fecha y la merma deje de ser un misterio. Sirven con una libreta, con una hoja de cálculo o con una app. Y al final tienes una plantilla para empezar hoy.
Descarga la plantilla gratisExcel con registro de fechas, avisos de descuento, merma y resumen mensual. Sin registro. También se abre con Google Sheets y LibreOffice.Antes de empezar: caducidad no es consumo preferente
La fecha de caducidad marca hasta cuándo el producto es seguro. Pasada esa fecha, no se puede vender. Es la que hay que vigilar con más cuidado, sobre todo en el fresco.
El consumo preferente indica hasta cuándo el producto conserva toda su calidad. Pasada la fecha, puede seguir siendo apto. Qué puedes vender tú y en qué condiciones, confírmalo con tu asesoría.
Los siete pasos
Divide la tienda en secciones y pon un responsable en cada una
Neveras y lácteos, carne y pescado, fruta y verdura, panadería, alimentación seca, droguería… Las que tenga tu tienda, en el orden en que se recorren.
Cada sección tiene una persona que la revisa. Si un día falta, otra sabe que le toca. Lo que es de todos acaba siendo de nadie.
Separa el fresco del seco: no van al mismo ritmo
El fresco (lácteos, carne, pan, verdura envasada) se revisa cada día, porque caduca en días. El seco (pasta, conservas, legumbres) basta con revisarlo una vez por semana, porque caduca en meses.
Revisarlo todo cada día agota al equipo y acaba en que no se revisa nada. Revisarlo todo cada semana deja pasar el fresco.
Apunta solo la fecha más próxima de cada producto
No hace falta apuntar cada unidad. Basta con la fecha más cercana que hay ahora en el lineal, siempre que se reponga por rotación: lo más antiguo delante, lo nuevo detrás.
Cuando se agota ese lote y el siguiente pasa a ser el más antiguo, se actualiza la fecha. Un producto, una línea, una fecha.
Decide los descuentos antes de necesitarlos
Si cada vez hay que preguntar cuánto rebajar, se rebaja tarde o no se rebaja. Fija una regla para el fresco y otra para el seco. Por ejemplo: en el fresco, un 10 % tres días antes y un 20 % el día antes; en el seco, un 10 % quince días antes y un 20 % cinco días antes.
Son ejemplos: ajusta los días y los porcentajes a tu margen y a lo rápido que rota cada sección. Lo importante es que la regla exista y la conozca todo el equipo.
Haz la ronda a la misma hora, con la lista en la mano
Mejor a primera hora, antes de que entre el grueso de clientes, para que el producto rebajado tenga todo el día por delante. Con una lista de lo que toca hoy, ordenada por secciones, la ronda dura minutos.
Si un día de revisión cae en festivo o la tienda cierra, adelántalo al último día abierto. Si lo dejas para después, ya es tarde.
Retira y apunta la merma en el momento
Lo que ya no se puede vender se retira y se apunta en ese mismo momento: producto, unidades y motivo (caducado, estropeado antes de fecha, roto). Lo que se apunta «luego», no se apunta.
El encargado revisa y valida esos apuntes. Así se evitan errores y nadie apunta de más ni de menos.
Mira los números cada mes y corrige los pedidos
La merma apuntada dice mucho: qué secciones pierden más, qué productos se rebajan siempre y qué proveedores traen fechas demasiado cortas. Con eso se ajustan las cantidades del pedido, se cambia la colocación o se habla con el proveedor.
Ese es el objetivo de todo lo anterior: no solo vender lo que caduca, sino que cada mes caduque menos.
Cómo usar la plantilla
- Ajustes: pon tus secciones y cuándo aplicar cada descuento en el fresco y en el seco.
- Registro: una fila por producto con la fecha más próxima del lineal. La hoja calcula los días que faltan y te dice qué hacer hoy: en fecha, descuento o retirar. Filtra por esa columna y empieza por lo rojo.
- Merma: lo que se retira, con unidades, coste y motivo. El encargado escribe su nombre en «Validado por».
- Resumen: la merma de este mes y del anterior, por sección y por motivo. Se calcula sola.
Errores frecuentes
- Confiar en la memoria de quien lleva la sección. Funciona hasta el día que esa persona no está.
- Revisar sin una lista de lo que toca: se mira lo de siempre y se escapa lo de detrás.
- Rebajar a ojo, cada persona con su criterio.
- Tirar sin apuntar. Sin registro no hay forma de saber cuánto se pierde ni de mejorarlo.
- Reponer lo nuevo delante de lo antiguo. Es la forma más rápida de tener producto caducado al fondo.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto hay que revisar las caducidades en una tienda?
El producto fresco, cada día. El seco, una vez por semana suele bastar. Lo importante es revisar siempre a la misma hora y con una lista de lo que toca, para que no dependa de la memoria de nadie.
¿Qué diferencia hay entre fecha de caducidad y consumo preferente?
La fecha de caducidad marca hasta cuándo el producto es seguro: pasada esa fecha no se puede vender. El consumo preferente indica hasta cuándo conserva toda su calidad: pasada la fecha puede seguir siendo apto. Qué puede vender tu tienda y en qué condiciones, confírmalo con tu asesoría.
¿Qué es la merma en una tienda de alimentación?
Es el producto que se pierde y no se vende: lo que caduca, se estropea, se rompe o desaparece. Apuntarla con su motivo y su importe es la única forma de saber cuánto cuesta y de reducirla.
¿Sirve la plantilla de Excel para cualquier tienda?
Sí. Es gratuita, sin registro y se abre con Excel, Google Sheets o LibreOffice. Cambias las secciones y las reglas de descuento en la pestaña Ajustes, y la hoja te dice qué hacer con cada producto.
¿Cuándo conviene pasar de la hoja de cálculo a una app?
Cuando varias personas tienen que usarla a la vez, cuando se revisa desde el móvil en el lineal o cuando la merma se tiene que pasar después a otro programa. Ahí la hoja empieza a dar más trabajo del que quita.
Cuando la hoja se queda corta
Cronass hace esta misma ronda desde el móvil de la tienda: te dice qué toca revisar hoy en cada sección y qué descuento poner, cada persona entra con su PIN y la merma queda validada por el encargado. Si usáis Odoo, la merma va directa allí.